(USI 82) MICROSOFT OUTLOOK – ZARZĄDZANIE CZASEM

Moduł: System planowania czasu (MSOL01)
1) Wprowadzenie do zarządzania czasem
a. Metoda ALPEN
b. Planowanie czynności administracyjnych
2) Korzystanie z kalendarza – definiowanie widoku niestandardowego
3) Personalizacja Kalendarza: godziny pracy, dni wolne itp.
4) Określenie celów i zestawienie zadań
a. Określanie celów – metoda SMART
b. Ustalanie zadań wynikających z celów
c. Dzielenie na porcje
5) Planowanie w Kalendarzu czasu na zadania
6) Tworzenie zadań pojedynczych i cyklicznych
7) Wykonywanie zadań
8) Organizowanie zadań
9) Grupowanie zadań wg. różnych kryteriów
10) Wyszukiwanie zadań
11) Zadania zaległe i wykonane na liście zadań
12) Oznaczenie zadania jako zakończonego
13) Ocena czasu trwania czynności i rezerwacja czasu
a. Cele krótko i długoterminowe
b. Podstawowe zasady i analiza czasu trwania czynności
c. Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane – Zasada 40/60
d. Złodzieje czasu – rozpoznawanie czynników powodujących straty czasu
14) Przeglądanie zadań — widoki
15) Reguły i alerty wiadomości
16) Przypominanie – alarmy
17)Oczyszczane skrzynki pocztowej
18) Ustalanie priorytetów
a. Znaczenie priorytetyzacji
b. Analiza Eisenhowera – ważność a pilność
c. Metoda czterech ćwiartek
19) Organizowanie notatek – kategorie i kolory
20) Flagi i kategoryzowanie wiadomości
21) Priorytety wiadomości
22) Korzystanie z kategorii przy wyszukiwaniu
23) Zarządzanie jakością
a. Cykl Deminga
b. Optymalizacja efektów pracy: Zasada ABC (Pareto 20/80)
c. System kontroli – wykorzystywanie listy zadań
24) Rejestrowanie czynności
25) Konfiguracja automatycznej rejestracji
26) Ręczne wprowadzenie pozycji Dziennika
27) Otwieranie, modyfikacja i usuwanie pozycja Dziennika
28) Zarządzanie pozycjami dziennika
29) Kontrola czasu wykonywania różnych czynności

Moduł: Delegowanie (MSOL02)
1) Zasady delegowania
2) Przypisanie zadania innej osobie
3) Zaakceptowanie i odrzucenie zadania
4) Wysyłanie raportu o stanie zadania
5) Trudności i bariery w delegowaniu – dlaczego delegowanie jest trudne
6) Delegowanie skrzynki pocztowej
7) Udostępnianie kalendarza oraz organizowanie kalendarza innym osobom
8) Kontrola zadań w toku wykonywania
9) Wysyłanie raportów o zadaniach

Moduł: Zasady postępowania z telefonem, dokumentami, notatkami, korespondencją (MSOL03)
1) Korespondencja – kontaktujemy się
2) Kontakty
3) Seryjne zapisywanie kontaktów
4) Łączenie istniejących elementów z kontaktem
5) Korespondencja seryjna
6) Foldery publiczne
7) Telefony
8) Wyszukiwanie kontaktów
9) Prowadzenie rozmów telefonicznych przy wykorzystaniu programu Outlook
10) Tworzenie listy często wybieranych numerów telefonów
11) Przechowywanie dokumentów
12) Archiwizacja
13) Zaawansowane wyszukiwanie elementów
14) Sposób na notowanie
15) Organizowanie notatek
16) Kategorie
17) Kolory
18) Porządkowanie notatek
19) Sortowanie i filtrowanie

Moduł: Metoda skutecznego planowania i prowadzenia spotkań (MSOL04)
1) Zasada pierwsza: zaplanuj zebranie
2) Przekształcenie terminu w spotkanie
3) Spotkania cykliczne
4) Znajdowanie spotkań, w których uczestniczy konkretna osoba
5) Znajdowanie terminów i spotkań o konkretnej dacie rozpoczęcia
6) Czas wolny uczestników
7) Lokalizacja spotkań
8) Zasada druga: poinformuj uczestników
9) Tworzenie listy dystrybucyjnej
10) Wysyłanie wiadomości i zaproszeń na spotkania dla grup kontaktów
11) Współdzielenie się kontaktami z współpracownikami
12) Odpowiedzi na wezwania na spotkania
13) Zasada trzecia: przygotuj się
14) Przeglądanie stanu uczestników spotkania
15) Załączniki do wezwań na spotkanie
16) Informowanie uczestników spotkania o zmianach
17) Zasada czwarta: utrzymuj porządek
18) Zasada piąta: podsumowanie

Moduł: Dostosowanie zarządzania czasem do indywidualnych możliwości: asertywność, stres, godziny najwyższej efektywności  (MSOL05)
1) Krzywa wydajności i zakłóceń – godziny najwyższej efektywności
2) Przerwy
3) Oznaczanie czasu prywatnego
4) Zakłócenia i asertywność
5) Stres